Impresora fuera de línea: cómo volver a ponerla en línea

Cuando tienes una impresora fuera de línea, el arreglo casi nunca necesita un destornillador. Si Windows o macOS muestra la impresora como fuera de línea, te está diciendo una sola cosa: el equipo envió una petición y la impresora no respondió. Puede que la impresora esté en reposo, en otra red o en una dirección nueva, o que el equipo siga aferrado a una conexión antigua. Esta guía repasa las causas en el orden en que suelen aparecer, para que resuelvas primero las sencillas y solo reinstales cuando no quede otra.

Si tu síntoma es otro, por ejemplo trabajos atascados en la cola mientras la impresora aparece como lista, consulta nuestra guía sobre el error de cola de impresión. Para ver todos los problemas de impresora ordenados por síntoma, empieza por la guía de solución de problemas de impresora.

Paso 1: Revisa la propia impresora

Acércate a la impresora antes de tocar el equipo.

• Actívala. Pulsa un botón o toca la pantalla. Muchas impresoras entran en un reposo profundo que algunos equipos interpretan como fuera de línea.
• Lee la pantalla. Un atasco de papel, una puerta abierta, una bandeja vacía o un mensaje del cartucho pueden impedir que la impresora acepte trabajos. Resuelve eso primero; nuestra guía How to clear a paper jam (en inglés) cubre la parte física.
• Mira la luz o el icono de red. Un icono inalámbrico fijo suele indicar que está conectada; uno que parpadea suele indicar que está buscando red. El significado exacto cambia según el modelo, así que consulta el manual de la impresora si tienes dudas.
• Imprime una página de configuración de red. La mayoría de las impresoras de red pueden imprimirla desde el panel de control (a menudo en Configuración, Red o Informes). En ella aparecen el nombre de la red (SSID) y la dirección IP que la impresora está usando ahora mismo. Tenla a mano; más adelante necesitarás esa dirección.

Si la página de configuración muestra una red distinta de la de tu equipo, por ejemplo una red de invitados o un nombre de red de 5 GHz aparte, la impresora y el equipo no pueden verse. Vuelve a conectar la impresora a la misma red que usa tu equipo, o lee nuestra guía sobre una impresora que se desconecta del wifi (en inglés).

Paso 2: Reinicia en el orden correcto

Reiniciar parece una solución perezosa, pero el orden importa. Reinicia primero el router y espera a que internet vuelva a funcionar. Después apaga la impresora, espera unos 30 segundos y vuelve a encenderla. Por último, reinicia el equipo. Así cada dispositivo se conecta a una red que ya está activa, y el router reparte direcciones nuevas.

Con impresoras USB, desconecta el cable por los dos extremos, conéctalo directamente al equipo (no a un concentrador ni al puerto de un monitor) y prueba con otro cable si tienes uno.

Paso 3: Vacía la cola y desactiva el modo sin conexión

Windows 11

1. Abre Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres y selecciona tu impresora.
2. Elige Abrir cola de impresión.
3. En la ventana de la cola, abre el menú Impresora. Si Usar impresora sin conexión está marcado, haz clic en esa opción para desmarcarla.
4. En el mismo menú Impresora, elige Cancelar todos los documentos si hay trabajos antiguos atascados.

Si los trabajos cancelados se niegan a desaparecer, el servicio Cola de impresión está bloqueado. La guía sobre el error de cola de impresión explica cómo limpiarlo sin riesgo.

En la misma página de Impresoras y escáneres, comprueba si está activada la opción Permitir que Windows administre la impresora predeterminada. Si lo está, Windows puede enviar los trabajos a la última impresora que usaste, y eso puede parecer que la impresora correcta está fuera de línea. Desactívala y establece tu impresora como predeterminada.

macOS

1. Abre Ajustes del Sistema > Impresoras y escáneres y selecciona la impresora.
2. Haz clic en Cola de impresión. Si ves el botón Reanudar en la barra de herramientas, la cola está en pausa; haz clic en él.
3. Elimina cualquier trabajo que muestre un error para que el resto pueda salir.

Paso 4: Comprueba el puerto o la dirección (Windows)

Este es el arreglo que mucha gente pasa por alto. Cuando se agrega una impresora por su dirección IP, Windows crea un puerto que apunta a esa dirección. Si después el router le asigna a la impresora una dirección nueva, Windows sigue llamando a la puerta antigua.

1. En Impresoras y escáneres, selecciona la impresora y abre Propiedades de la impresora.
2. Ve a la pestaña Puertos y mira qué puerto está marcado.
3. Si es un puerto TCP/IP con una dirección, selecciónalo y haz clic en Configurar puerto. Compara la dirección con la de tu página de configuración de red. Si no coinciden, escribe la dirección nueva y haz clic en Aceptar.
4. Ya que estás ahí, desmarca Habilitar compatibilidad bidireccional solo como prueba. Si la impresora pasa a estar en línea, era la comprobación de estado la que fallaba; puedes dejarla desactivada, aunque es posible que los niveles de tinta dejen de aparecer en pantalla.

Para que no vuelva a pasar, reserva una dirección para la impresora en la configuración del router (suele llamarse reserva DHCP o concesión estática). Así la impresora conserva siempre la misma dirección. Los menús de los routers varían, así que busca “DHCP” o “reserva de direcciones” en la página de administración del router o en su manual.

Paso 5: Usa el solucionador de problemas integrado

En Windows 11, el solucionador de problemas de impresora funciona ahora a través de la app Obtener ayuda. En Impresoras y escáneres, selecciona la impresora y busca la opción del solucionador de problemas, o busca “solucionador de problemas de impresora” en Obtener ayuda. Reinicia el servicio Cola de impresión, revisa el puerto y corrige algunos ajustes automáticamente. No lo arregla todo, pero es rápido.

Paso 6: Quita la impresora y vuelve a agregarla

Si la impresora sigue apareciendo fuera de línea, dale al equipo un comienzo limpio.

• Windows 11: en Impresoras y escáneres, selecciona la impresora y elige Quitar. Reinicia el equipo, elige Agregar dispositivo y selecciona la impresora cuando aparezca. Si no aparece, elige Agregar manualmente y agrégala por dirección IP con la dirección de tu página de configuración.
• macOS: selecciona la impresora en Impresoras y escáneres, haz clic en Eliminar impresora y vuelve a añadirla con Añadir impresora, escáner o fax. La mayoría de las impresoras de red actuales funcionan con AirPrint y no necesitan software adicional.

Si quitarla y volver a añadirla no ayuda en un Mac, el último recurso que propone Apple es Restablecer sistema de impresión: haz clic con la tecla Control pulsada en la lista de impresoras de Impresoras y escáneres y elige esa opción. Se eliminan todas las impresoras y preajustes, así que tendrás que volver a añadirlas después.

Cuando el problema es el controlador

Un pequeño número de casos de impresora fuera de línea se deben a un controlador dañado o ausente, normalmente después de una actualización de Windows. La señal es que bajo el nombre de la impresora aparece “El controlador no está disponible”, o que la impresión falla con un error de controlador. Ese caso tiene su propia guía: controlador de impresora no disponible.

Referencia rápida

Síntoma	Causa más probable	Lo primero que hay que probar
Fuera de línea después de reiniciar el router	Dirección IP nueva	Actualizar el puerto y después reservar una dirección
Fuera de línea solo por la mañana	Reposo profundo	Activar la impresora y ajustar el reposo
Fuera de línea solo en un equipo	Puerto o cola antiguos en ese equipo	Quitar la impresora y volver a agregarla en ese equipo
Fuera de línea y la pantalla muestra un error	Atasco, puerta, papel o cartucho	Resolver el mensaje en la impresora
Usar impresora sin conexión se vuelve a activar	Fallan las comprobaciones de estado	Revisar el puerto y la compatibilidad bidireccional

La mayoría de las impresoras fuera de línea vuelven a estar en línea antes de terminar el paso 4. Si la tuya sigue fuera de línea después de quitarla y volver a agregarla en una red que funciona, lo más probable es que el problema esté en el hardware de red o en el firmware de la impresora, y el siguiente paso son los recursos de soporte que el fabricante ofrece para tu modelo.