La impresora escanea pero no imprime: qué significa y cómo arreglarlo

Cuando una impresora escanea pero no imprime, ya te está dando una pista útil: la conexión entre el ordenador y la impresora funciona. Un escaneo viaja por el mismo cable o la misma red que un trabajo de impresión. Así que el fallo está en la parte que solo usa la impresión, ya sea en el ordenador (cola, controlador, impresora elegida) o dentro de la impresora (tinta o tóner, papel, cabezal). Una sola prueba en la impresora te dice en qué lado buscar.

Si la impresora no responde a nada, ni siquiera al escaneo, empieza por impresora fuera de línea. Todos los síntomas están en la guía de solución de problemas de impresora.

Paso 1: Haz una copia en la impresora

Pon una hoja impresa en el cristal del escáner y pulsa el botón de copia (en pantallas táctiles, elige Copiar). Una copia usa el escáner y el motor de impresión de la propia impresora, sin el ordenador.

• La copia sale bien: el hardware y los consumibles están bien. El problema está en el ordenador. Ve al paso 3.
• La copia falla o sale en blanco o con rayas: el problema está dentro de la impresora. Ve al paso 2.
• La impresora se niega a copiar y muestra un mensaje: léelo y ve al paso 2.

Esta prueba ahorra mucho tiempo, porque evita reinstalar controladores en una impresora que simplemente tiene un cartucho vacío.

Paso 2: Resuelve los avisos de la impresora

Muchas multifunción siguen escaneando cuando no pueden imprimir, porque el escáner no necesita tinta, tóner ni papel. Mira la pantalla o la aplicación del fabricante:

• Avisos de tinta o tóner: un cartucho vacío, ausente o rechazado suele detener la impresión mientras el escaneo continúa. Si solo falta un color, mira la impresora solo imprime en blanco y negro o impresora no imprime negro.
• Avisos de papel: un mensaje de cargar papel o de atasco bloquea la impresión. Consulta impresora dice sin papel y atasco de papel sin papel.
• Tapas abiertas: una puerta de cartuchos o una tapa trasera mal cerrada detiene la impresión en muchos modelos.
• Errores de cabezal o carro: suelen pedir un reinicio y revisar que nada obstruya el carro.

Si la copia salió en blanco o con rayas sin ningún aviso, es un problema de calidad: mira impresora imprime hojas en blanco o, si la impresora llevaba tiempo parada, tinta de impresora seca.

Paso 3: Comprueba que imprimes en la impresora correcta

En Windows y en Mac es muy habitual que el trabajo vaya a una entrada distinta de la que usas para escanear.

• Entradas duplicadas: la misma impresora puede estar instalada dos veces, una por USB y otra por red, o una con el controlador del fabricante y otra con el integrado de Windows. Los nombres suelen terminar en “(Copia 1)” o incluyen “WSD” o la dirección de red. Abre Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres y revísalas.
• Entradas de fax: muchas multifunción instalan una impresora de fax aparte. Mandar un documento ahí no imprime nada en papel.
• Impresora predeterminada: si Windows administra la predeterminada, puede elegir la última impresora usada en otra ubicación. Elige la correcta en el cuadro de impresión.

Imprime una página de prueba desde la entrada que crees correcta. Si sale, quita o renombra las demás.

Paso 4: Vacía la cola de impresión

Los trabajos que no pueden imprimirse bloquean todo lo que viene detrás, mientras el escaneo va por otro camino y sigue funcionando.

1. Abre la impresora en Impresoras y escáneres y elige Abrir cola de impresión.
2. Si aparece en pausa, reanúdala. Impresora en pausa en Windows 11 explica cada tipo de pausa.
3. Cancela los trabajos con Error o atascados en Imprimiendo.
4. Si no se cancelan, reinicia el servicio Cola de impresión como se explica en error en la cola de impresión.

En un Mac, abre Ajustes del Sistema > Impresoras y escáneres, selecciona la impresora y elige Cola de impresión. Si está en pausa, elige Reanudar.

Paso 5: Reinstala solo el controlador de impresión

Las multifunción suelen usar software distinto para escanear y para imprimir, así que un controlador de impresión dañado puede dejar el escáner intacto.

1. Quita la impresora de Impresoras y escáneres.
2. Descarga el controlador de impresión actual de tu modelo exacto desde la web del fabricante, o deja que Windows instale su controlador integrado si la impresora lo admite.
3. Vuelve a añadir la impresora e imprime una página de prueba.

Si Windows dice que el controlador no está disponible, sigue controlador de impresora no disponible. Si después salen símbolos raros, se eligió un controlador equivocado: mira impresora imprime símbolos raros.

Paso 6: Revisa el puerto en impresoras de red

En una impresora de red, el software de escaneo y la cola de impresión pueden encontrar la impresora de formas distintas. El escáner puede buscarla por nombre cada vez, mientras la cola sigue apuntando a una dirección IP antigua. Imprime una página de configuración de red desde el menú de la impresora, anota su IP actual y comprueba que el puerto de la impresora en Windows usa la misma.

Resumen

• La copia funciona: el fallo está en el ordenador. Revisa la entrada de la impresora, la cola y el controlador.
• La copia falla: el fallo está en la impresora. Resuelve avisos de tinta, tóner, papel, tapas y carro.
• Que escanee demuestra que la conexión funciona, así que rara vez hace falta reiniciar la red de la impresora.